先日は発注業務のデジタル化事例をお伝えさせていただきました。
発注業務と並ぶぐらい転記作業が多いのが供花供物に関する業務です。
今回はそんな供花供物業務をデジタル化して情報入力0にできる方法をお伝えします！
目次
実は事務さんの手間がかかっているのが、供花供物の転記業務です。
1つの注文に対して、最大5回転記作業をしています。
具体的な業務内容について見てみましょう。
①注文受付
お客様から注文用紙を受け取る、FAXで届く、会館に来られて受付者が注文用紙を記入する、など
②発注書作成
注文用紙をそのまま発注先にFAXする、注文用紙の内容を別の発注用紙に転記（清書）して発注する、など
③請求書作成
注文用紙、発注書の内容を元に経理が請求書を作成
④領収書作成
会館に来られての支払いの場合は、その場で引き換えに領収書をお渡しする
振込の場合は、経理が領収書を作成して、通夜時に手渡しか郵送
⑤一覧作成
誰からどんな供花供物を出していただいたのかをまとめた一覧を作成してお客様にお渡し
並び順などの指定がある場合は用紙に記載してもらい、その内容を元に準備
⑥札作成
注文用紙の内容を元に、筆耕ソフトで1基ずつ作成
最近ではHPで注文を受け付ける会社様も出てきましたが、まだまだ紙・FAX・電話での注文がほとんどではないでしょうか？
紙であれば、打ち合わせの際に注文用紙をお渡しして、それを受け取るもしくはFAXで送っていただくといった手順です。
お客様が注文情報を記載する・電話で伝えるのであれば、それをデジタル上での注文に切り替えることができたら、注文受付業務をなくすことができます！
具体的には
HPに注文受付のフォームを用意して、打ち合わせなどで供花供物の注文についてはHPで受け付けている旨をお客様にお伝えします。
今までは紙の注文書に手書きしていた情報を、HP上にお客様が打ち込み、そのデジタル化された情報をその後の業務に使用していきます。
世帯におけるFAXの保有率が31.3％と低下が進む状況（「令和3年通信利用動向調査」より）において、今後FAXに変わる注文媒体としてHPがあがってくるのではないでしょうか。
更に、お客様がデジタル上で注文した情報を次から説明していくように帳票作成に使えるのであれば、受付情報の入力の手間も0になります。
HPへの注文フォームの設置については、各HP会社様にご相談いただく必要があるのですが、その際に合わせて基幹システムとの連携が可能かもご確認ください。
②～⑤の書類で使用している情報はほとんど同じだと思います。
しかし、用紙が異なるため、それぞれの書類のために何度も手書きしていたり、打ち込みしていたりしませんか？
デジタル化してシステム上で作成できるようになれば、1度データ化された情報はなんども使うことができます。
何度も同じ情報を転記していると、回数が多ければ多いほど転記ミスは発生しやすくなりますが、ミスを防ぐことにもつながります。
②～⑤の書類をデジタル化できている会社様でも、札についてはそれとは別で筆耕ソフトを使われている場合が多いです。
サイズや書体を気にされる会社様が多いのですが、その部分を気にしなければ帳票作成をしているシステムからも出力できるものです。
また、システムは都度更新されていくため、アップデートで実装できるようになる場合もあります。
デジタル化できると、今まで筆耕ソフトに転記していたものが、お客様がHPで入力した情報をそのまま使うことができるので大幅に転記作業を減らすことができます。
弊社で提供している「船井ファストシステム」についても、これまで札の作成はExcelで作成している一部の葬儀社以外は取り組んでいませんでした。
この度、PowerPoint出力できる機能が追加され、札の作成も一貫して実施できるようになりました！
札以外にも、看板や礼状などこれまでデザイン性の問題で諦めていた帳票も作成が可能です。
Excelでは、文字数での調整ができなかったのですが、PowerPointであれば自動調整の機能を使って指定した枠内に自動で文字を収めることができます。
YouTubeでもご紹介しておりますので、ご覧いただいて、具体的な話を聞かれたい場合はお問い合わせください。
業者に送っているたくさんのFAXを紙0に！
発注業務の効率化事例とは？
動画で詳しく解説いたします。
