「お客様へお渡しする日程表や法要予定表の制作」「葬儀の際使用する看板類の作成」「請求書の作成」「入金管理」などなど、葬儀社の事務スタッフは葬儀が1件発生するたびに様々な資料作成や準備、情報管理業務をこなす必要があります。施行担当が対応すればいい業務もあるものの、中々ご葬家様との打ち合わせや寺院への挨拶、市役所への手続き対応などで事務所にいないことが多く、結果準備関係はすべて事務スタッフが対応しているといったケースが多く見受けられます。今こちらをお読みの葬儀社様ももしかするとそうではないでしょうか？
目次
ずばり、上記でお伝えした通りkintoneを活用すれば事務作業の効率化を図ることが可能です。
今回は効率化できる部分の中でも下記の部分に絞ってご紹介させていただきます。
①情報のデジタル化、一元管理による検索の手間・管理の手間の削減
②請求～入金管理までの一連業務の集約による管理の手間の削減
③制作業務の手間の削減
会員情報や葬儀の情報をクラウドで管理している葬儀社様は多くいらっしゃるものの、中々すべての情報をクラウド管理している葬儀社様はいらっしゃいません。
たとえば、
・事前相談シートは紙で管理していて、名前順にファイリングして管理している
・アフター管理は担当個々が把握している（何もペーパーなどでも管理していない）
・イベント参加情報は都度Excelを作成してExcelファイルごとに参加者名簿がある
などです。
この場合、お客様からお問い合わせ（事前相談や施行依頼）があった際、過去の接点情報を探そうとしてもどこに情報があるかわからず、
担当者に直接聞いたり、過去の台帳からページをめくって探していく、PCで頑張って検索するなどの作業が発生します。
結果、せっかく情報としてデータで残しているものの、1つの媒体に集約して管理していないこと・お客様名簿として紐づけて管理していないことが原因で事務スタッフは探す手間が発生してしまうのです。
その対策として、kintoneであれば自由自在にカスタマイズが可能であることから、今自分たちに必要な情報だけをクラウド管理することができるため簡単にお客様情報をクラウド管理することが可能となります。
結果、お客様の情報が1つに集約して管理することができるようになるため、問い合わせがあった際事務スタッフはお名前をkintone上で検索するだけで顧客対応ができるようになり、探す手間の削減に繋げることが出来るようになります。
よくあるケースとして、請求書はExcelファイルで作成しているため入金管理は別途台帳ノートを作成して管理していたり、ホワイトボードに施行客を記載しておき入金があったら消すといった形で入金管理を行っている葬儀社様がいらっしゃいます。
この場合、台帳に転記・ホワイトボードに転記しないと管理が出来ないため、入金の漏れが発生しやすいです。また、期日管理を行いづらいため、支払期日がどれくらい過ぎているか（早く対応しないといけない葬家）かどうかの判断がしづらい状況となるため、未収リスクが高まります。
上記の対策として、①の際に合わせて請求～入金管理もkintone上で集約して行う事で、入金管理の際の未収リスクや管理漏れを防ぐことが可能です。
供物など、請求が多く管理の手間が発生しやすいものに関しても、kintone上で請求書を作成すれば自動で未収対象としてリストアップされるため、未収管理業務の手間、管理漏れのリスクを０とすることが出来るようになります。
冒頭でもお伝えした通り、葬儀の場合、日程表や訃報表、予定表などお客様にお渡しする制作物や、看板類、発注書、社内とりまとめ書など1つのご葬儀にあたり多岐にわたる書類作成が発生します。
書類に記載している情報としては、故人情報や喪主情報、葬儀のタイムスケジュールなど同じ情報を記入する部分が多く、紙管理の場合は何回も同じ情報を転記しないといけません。
その結果、資料作成の手間や負担が事務スタッフにかかってしまうのです。
上記の対策として、kintoneを活用すればボタン１つで各種制作物を作成することにより転記作業０を実現することが出来るようになります。
kintoneに1度情報さえ登録すれば、その情報を利用して各種制作物の作成が簡単にできるようになるのです。
結果として転記作業やサイズ調整などの手間を無くすことが出来、事務スタッフの業務負担を削減することが出来るようになります。
いかがでしょうか？
是非この機会にバックオフィス業務におけるkintoneの活用も取り入れてみてください。
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