【葬祭業向けコラム】顧客管理システムkintoneを上手く活用できる葬儀社のポイントとは？

最近、kintoneを導入している/導入をしようとしている葬儀社様からのお問い合わせが増えています。
その中でよくある悩みとして
・カスタマイズが自分たちでできるのが魅力であるものの、0ベースで作成するためどのように作ればいいか分からない
・各社員がカスタマイズしすぎて使いづらくなっている
・担当者が退職したため変更したくても方法が分からない
などの理由でkintoneを上手く活用できず、紙管理に戻ってしまったり、手間を感じながらkintoneを活用されているといったケースがあります。

一方で、kintoneを上手く活用し、事務業務の効率化を果たしている葬儀社様も多くいらっしゃいます。
ずばり、上手く活用できている葬儀社様のポイントは3つです。
①最終的にどこまでの業務をデジタル化したいか、業務の洗い出しを行い整理する
②優先順位をつけ、どの業務からデジタル化を行うかのスケジュールを決める
③その中でまずは必要最低限デジタル化したい情報をkintoneで管理する

今回は上記3つのポイントについてお伝えいたします。

1 ①最終的にどこまでの業務をデジタル化したいか、業務の洗い出しを行い整理する
2 ②優先順位をつけ、どの業務からデジタル化を行うかのスケジュールを決める
3 ③その中でまずは必要最低限デジタル化したい情報をkintoneで管理する
4 kintoneだからこそできる葬儀社の事務作業のデジタル化と、効率化
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①最終的にどこまでの業務をデジタル化したいか、業務の洗い出しを行い整理する

よくあるやり方として、”とにかく思いついたものからkintoneでアプリを作って運用してみる”といったパターンがあります。
この場合、
・追加でこの項目も欲しい
・付随する業務もkintoneで管理したい
等の理由からどんどん思いついた項目を増やしたり、新たにアプリを作っています。
これによって、「同じ情報を何回も入力している」「似たような項目があり入力項目が多い」「ほかのアプリと紐づいていない」などが発生し、結果使いずらいkintoneになってしまうケースが多いです。

上手く活用している葬儀社様の場合、まずはどこまでの業務を短期中期的（１～3年）にデジタル化したいかを決めたうえでkintoneを運用しています。
具体的には
・入電～搬送～受発注～請求までの一連の業務
・アフター業務
・経理関係
・その他事務業務

上記の業務に関して時間軸でどのように今業務を実施しているのか、今発生している課題や手間は何か、それに対してどのように変えていくのか（デジタル化）
を決め、それぞれの業務のデジタル化においてカスタマイズが必要なアプリを決定しています。

これにより、運用の流れを明確にし、全体最適なkintone連携を前提としてアプリ構築を行うため、入力の手間や他アプリの閲覧の手間を削減することが可能になっています。

②優先順位をつけ、どの業務からデジタル化を行うかのスケジュールを決める

①を行い、どのようなアプリを作るかを決めた後、優先順位をつけて作っていくアプリといつから運用をするかを決定することも上手く活用するポイントのうちの1つです。
優先順位のつけ方としては…

１）まずは大元のデータのデジタル化※会員情報など
２）短い期間で簡単にできる業務のデジタル化※事前相談情報、施行情報、寺院管理など
３）（１）、（２）のデータが必要な業務のデジタル化※請求業務など

の流れが基本となります。
また、”いつから運用をスタートするか”も決めていただくことで、実際の入力スタートまでに必要な構築作業・テスト入力期間を逆算して進めるため、実装時期の後ろ倒しのリスクを減らすことが可能です。

③その中でまずは必要最低限デジタル化したい情報をkintoneで管理する

実際にアプリを構築する際に最も重要なポイントは、”とにかくシンプルにする”ことです。
最初のスタート段階であれもこれもと欲しい項目や機能を付けてしまうと、入力項目が多くなり社員が入力しなくなったり、複雑にしすぎて使いづらいといったリスクが発生します。

まずは、「デジタル化するにあたり最低限どの情報があれば検索や確認するときに楽になるか」を考え、必要な管理情報をピックアップすることが大切です。
例えば施行情報の場合は管理する情報が多いですが、まずは必要最低限の情報に絞り
・故人、喪主情報、菩提寺
・タイムスケジュール
・葬儀形式、プランや請求額
といった項目のみにすることがおすすめです。発注情報や細かな打合せ・引継ぎ情報もあると思いますが、まずは紙で書いたものを添付すれば良いのです。
最終的に上記の運用がしっかりと定着し、社員の中で”kintoneに入力したほうが楽だしいいよね”となったタイミングで他の紙管理をデジタル化していくと、
スムーズに業務のデジタル化を進めることが出来るようになります。