【葬祭業向け】顧客管理だけじゃない！バックオフィス改善のためのkintone活用方法

こんにちは。
船井総研の苧谷です。
今回はkintoneの活用方法について、お役立ち情報をお伝えいたします。

顧客管理システムとして主に使用されているkintone。
実は、葬儀社がkintoneを使う場合、顧客管理以外にも活用できる場面があります。
例えば、
１）葬儀の発注業務のデジタル化
２）供物注文～請求書作成～入金処理までのデジタル化
３）陸運局に提出する運転日報のデジタル化
などがあります。
kintoneを使ってデジタル化を行う事で、事務作業の手間を削減し業務の効率化を果たすことが可能です。

今回は上記１～３つの活用方法とそのメリットについてお伝えいたします。

1 １）葬儀の発注業務のデジタル化
2 ２）供物注文～請求書作成～入金処理までのデジタル化
3 ３）陸運局に提出する運転日報のデジタル化
4 kintoneだからこそできる葬儀社の事務作業のデジタル化と、効率化
5 【参加無料】葬儀社向けkintoneデモセミナーのご案内

１）葬儀の発注業務のデジタル化

1施行に対して料理や返礼品、棺や司会など、発注する商品は多くあります。
よくあるケースとして、打合せ書・見積書は紙、発注書も紙だから同じ情報を何度も書かないといけない・・・といったケースがあります。
kintoneを使って発注業務をデジタル化すれば、1度kintoneに登録した情報をもとに、ボタンワンクリックで発注書を作成することが可能です。

さらに、見積情報をkintoneで登録ができる仕様にすれば、見積情報を”そのまま”発注情報として活かすことができるようになることから、
喪主名や故人名、葬儀の日程など同じ情報を何回も入力することがなく、簡単に発注書を作成することが出来るようになります。

これにより
・発注書に記載する際の転記作業が０となり、転記時間が無くなる
・転記作業が無いことから、誤脱が無くなる
・クラウド上に情報を入力するため、発注のためにわざわざ会館に戻る必要が無くなる
上記により、事務作業の効率化を果たすことが出来るようになります。

２）供物注文～請求書作成～入金処理までのデジタル化

供物の受付・一覧表作成・請求書作成・領収書作成・入金管理業務はどの葬儀社様でも手間がかかっている業務です。
・受け付けた情報を注文用紙に記載しFAXする
・請求書、領収書を作成する
・一覧表を注文用紙をもとに作成し、都度最新の情報を施行担当に共有する
といった、情報共有の手間や請求書や領収書を作成するといった手間が多くあります。

上記のような業務もkintoneを使うことで、業務を楽にすることが可能です。

例えば、…

受け付けた注文情報を全てkintoneに登録を行い、その情報を活かして発注や請求、領収書の発行を行うなどが方法としてあります。
これをすることで、
・何度も同じ情報を書かないといけない
・請求対象、領収書発行対象の振り分け確認をしないといけない
などの手間が無くなり、ボタンワンクリックで必要な書類の作成をすることが出来るようになります。

また、クラウド管理により、リアルタイムで供物注文情報が社内に共有されることから、施行担当はPCやスマートフォンを開ければ、
常に最新の供物受付情報が見れるようになるのです。また必要に応じてボタンワンクリックで供物一覧表の作成もできるようになります。

３）陸運局に提出する運転日報のデジタル化

陸運局に提出する運転日報や点呼記録簿などもkintoneを活用してデジタル化することが出来ます。

運転日報の管理の仕方として、搬送後紙に書いて保管しておき月初に前月の搬送記録をすべてExcelシートにまとめ、
搬送距離を計算するといったケースが多いです。
この場合、せっかく1度記載した情報を再度データ化するために手間が生じています。

kintoneを活用する場合、搬送後スマートフォンを開き搬送記録を登録するだけで簡単に情報管理が可能です。
実績報告を行うタイミングで、kintoneから必要な期間を絞って搬送記録を出せば、対象年度の搬送件数や距離を自動で計算することが出来るようになります。
更に、運転日報の書類の提出を求められた場合は、ワンクリックで必要な期間分のみ資料を吐き出す仕様にすれば、紙管理の手間の削減も可能です。