「施行担当の業務をもっと楽にしてあげたい・・・」「事務スタッフの業務をもっと効率化できないのか・・・」などなど、現場社員様の業務をもっと楽にしたいというお声を葬祭業の経営者様から良くいただきます。
葬儀社の業務の特徴として
・紙資料が多い
・制作物が多い
・外部（お客様・業者）との情報共有が多い
・請求が複雑
と、実は他業種に比べて業務が複雑なため中々業務の効率化がしづらいと思われています。
そのような業界でも、実は下記3つの考え方を元に業務の効率化が出来るのです。
今回はその考え方についてお伝えさせていただきます。
ずばり、業務の効率化をする際の抑えておくべき考え方は下記の3つです。
①不要な業務を見直し削減して効率化を図る
②会社のルールや仕組みで業務を見直して効率化を図る
③デジタル化をして業務の効率化を図る
目次
基本的には、業務の効率化を図る際は①～③の順番で業務の見直しを行い効率化を図るのがベストです。
不要な業務の例としては
１）社内閲覧用として資料を作成する
２）発注のためにお客様が記載した用紙から正式な注文書に清書する
などがあります。
こういった業務は、もちろん必要な場合もありますが、大体は無くても問題がない業務です。
まずは、デジタル化などで解決する前に”本当にこの業務はやる必要があるのか”、”行わない場合、今までの業務の中で代替できないか”を検討し、不要な業務を無くしていくことで現場の業務負担を削減していきます。
上記で検討した業務の中でも”どうしてもやらないといけない業務”はあります。その場合、先にデジタル化で解決するのではなく、”ルールを変えることで解決できないか”を考えましょう。
例えば、
１）対お客様への供物や料理などの追加注文の〆切時間
２）担当社員の役割分担
等があります。特に（１）は対お客様との〆切を決めないと、ギリギリで注文いただいた場合に事務スタッフの対応など突発的な業務が生じやすくなることで、事務スタッフの業務負担が発生しやすくなってしまいます。
また（２）の例としては、ディレクターがお届け物や運転、ごみ捨てなどコア業務以外の業務に従事しており業務負担が生じているケースもあります。
①で検討し、それでもやらないといけない業務に関しては、まずは会社のルールで変更ができるかを検討しましょう。
①②でも解決が出来ない場合は、最後の手段としてデジタル化を図れるか検討をします。
例えば
１）集計業務
２）請求、会計管理
３）発注や作成物の準備
などです。
良くある業務の仕方として、紙媒体で行っており転記で行っている・Wordやillustratorなどソフトで色々な資料や制作物を作成しているケースがあります。
デジタル化するメリットとしては、”一度入力すれば集計の自動化・会計データの作成・資料作成の自動化”など、作業の自動化を図ることが可能です。
ただし、やはりデジタル化する＝コストがかかるケースが多いため、最終手段として考えるのがおすすめです。
いかがでしたでしょうか？
今回は、ざっくりとどのような方法で業務の効率化ができるのか、考え方のポイントをお伝えいたしました。
実はこの度、上記のポイントを押さえた業務効率化の手法をお伝えするセミナーを開催することとなりました。
何と今回はあの不動産事業で有名な天国社様をゲストにご登壇いただきます。
※天国社様では業務の効率化も戦略に取り入れたことで、なんとディレクター1人あたり月平均12件も行っているのです。
驚愕の生産性の高さの仕組み、天国社様の戦略を本邦初公開致します。
是非ご参加くださいませ！
★天国社様ご登壇
一般的な葬儀社のディレクター1人当たりの施行件数は1ヵ月4件。その3倍以上である12件の施行をたった1人で回す天国社のディレクターはどのようにして施行を回しているのか。
本セミナーでは、ゲスト講師として、今、不動産や遺品整理などのアフターで話題の天国社を支える業務効率化についてお話しいただきます。
中でも、天国社の業務改革を図ったメイン担当の冨永氏より具体的な取り組みとその成果について講演いただきます。
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開催日程
2023年11月17日（金・友引）13：00～16：30
開催場所
船井総合研究所 東京本社
〒100-0005
東京都千代田区丸の内１−６−６
日本生命丸の内ビル２１階
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