葬儀社様では取引先への発注をFAXやお電話でされていることが多いかと思います。
今回ご紹介する会社様では、FAXで発注はしているのですが、紙は使っていません。
そのため電話で発注する先以外については、発注業務はPC上で”ほぼ”完結してしまうのです。
どのようにして発注しているのか、発注のデジタル化についてお伝えしていきます。
目次
発注書を作るためには発注する内容が必要です。
この会社様では、インボイス制度に対応する適格請求書に請求書を見直したタイミングでシステムで見積書・請求書を作成することにしました。
葬儀社様では見積書を作成して、ほとんどその内容がそのまま請求書に反映されるかと思います。
そのためシステムで見積書を作って、返礼品の数量など追加変更があった部分を修正して請求書を作る、ということは作業時間の削減につながっています。
そして発注書についても同様に、見積書に記載した内容を各種発注先に発注していきます。
紙であれば、見積書の内容を元に各種の発注書に転記しなければいけません。
葬家名や通夜開始時間など何度も同じ情報を転記する作業があり、手間だといったお悩みはよく伺います。
システムであれば入力された内容があるので、その内容を元に発注書の作成もできます。
見積書の作成で発注に必要な情報のおよそ8割は揃いました。
例えば、返礼品の発注書であれば、なにをいくつといった情報は見積書にもちろん記載しますし、いつどこでのご葬儀なのかといった情報も打ち合わせをして決まっています。
そういった既に決まってシステムに登録された情報は
コピーをして利用しますので、二重入力の手間は不要です。
ただし、清めの塩が必要なのか？のしは必要なのか？納品希望時間や納品場所といった情報は見積書に書いてお客様に見せることはない情報ですので、発注のために追記が必要な情報です。
どこに発注するのかといった発注先などの情報も加えて、システムに登録します。
システムから帳票の出力をして発注書を作成します。
PC上でExcelなどの形式で発注書は作れたけど、ここからどうやって紙に出さずにFAXをするの？と思われるでしょう。
実は複合機によっては「PC-FAX機能」という機能があり、PCからデータを送って送付先を指定すると、紙を出さずにFAX送信が可能です！
FAXの原稿を印刷する必要がないので、紙の削減になりますし、インクも節約できますね。
注意点としては、FAXの送受信には、通常のFAX同様に電話回線を使用するので、通信料金は変わらずに発生します。
今回ご紹介した「複合機でのPC-FAX機能」は複合機が対応しているかによるため、自社の複合機が対応しているかをご確認ください。
今まで使ったことがなかった！という会社様でも、対応している機種であれば、利用ができるように回線の工事などを依頼することで、使えるようになります。
また、うちの複合機は対応していなかったが、PCで発注を完結したい！という場合、他の方法もあります。
システムによっては、システムから直接FAXが送れるものがあったり、「eFax」というFAX機がなくともネット回線があればオンライン上でFAXを送れるというものも出てきています。
お客様にお渡しする書類はなかなかペーパーレスしにくいですので、自社社内の書類や取引先への書類から削減に取り組んでみてはいかがでしょうか？
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「こうなりたい！」と思っている経営者様におすすめ
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☑葬儀社で使えるシステムを探している方
☑エクセル・紙の顧客管理から脱したいと思っている方
☑どんなシステムを入れるのがいいか分からない方
☑自社に合ったシステムを選びたいけれど、どんなシステムを選べばいいのか分からなくなった方
☑導入したシステムが使いづらく、入れ替えを考えている方
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レポートの内容
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葬儀社がシステム導入する上で気を付けるべきポイントを、失敗事例をもとに解説したレポートです。
葬祭業向けのシステム開発・導入サポートの実績が70社以上あるからこそ、実際の生の声を元に選び方のポイントをお伝えします。
★天国社様ご登壇
一般的な葬儀社のディレクター1人当たりの施行件数は1ヵ月4件。その3倍以上である12件の施行をたった1人で回す天国社のディレクターはどのようにして施行を回しているのか。
本セミナーでは、ゲスト講師として、今、不動産や遺品整理などのアフターで話題の天国社を支える業務効率化についてお話しいただきます。
中でも、天国社の業務改革を図ったメイン担当の冨永氏より具体的な取り組みとその成果について講演いただきます。
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開催日程
2023年11月17日（金・友引）13：00～16：30
開催場所
船井総合研究所 東京本社
〒100-0005
東京都千代田区丸の内１−６−６
日本生命丸の内ビル２１階
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