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突然ですが、皆様の会社では試算表はどれくらいの期間で確認ができるようになっていますか？1か月、もしくはそれ以上時間がかかっている会社様はいらっしゃらないでしょうか？
その原因としては、下記のケースのように請求書作成・入金管理・会計処理の管理システムがそれぞれ分かれてしまっているケースが原因の1つとして挙げられます。
請求書作成：システムA or excel
入金管理：システムA or excel
会計処理：システムB or 帳簿（ノート）
このような場合、請求書を作って入金管理もシステムAで行っているものの、会計管理は別ソフトのため、わざわざ同じ情報を打たなければいけません。
同じ情報を何度も打つ必要が発生する結果、入力業務の負担がかかることに加えて、情報の打ち直しによるタイムラグが発生することから、入力作業に時間がかかる⇒即時に（実際の）売り上げが分からなず、現状の経営状況が分からないということに繋がってしまうのです。
ただし、上記を解決するために新しい会計ソフトを導入しようと思っても
費用面やお付き合い先の会計事務所様との連携を踏まえると中々既存の会計ソフトから移行自体がすぐにしづらいパターンもあります。
※そういった軋轢がない会社様は請求書作成システムと連携可能な会計ソフトの導入がお勧めです。
その場合は下記の方法で悩みの解消が可能です。
ズバリ、請求書作成システムのデータを会計システムにそのまま移行できるよう、
会計システムに直接読み込めるようなCSVデータが作れるような請求書作成システムに構成を変更するといった方法となります。
上記の方法のメリットとしては下記の通りです。
⇒既存のシステムをそのまま用いるため、業務体制を変えずに効率化を図ることが可能となります。既存の体制のまま、請求書作成システムから会計システムへの入力作業がCSVのインポート作業に切り替わるため、現場スタッフの負担なく効率化を図ることが可能です。
⇒CSVで直接読み込みを行うことからも、同じ情報を何度も入力するといった作業を無くすことが可能です。その結果、二重入力を行っていた社員はCSV読み込みの作業に切り替わることからも、入力していた時間を別の業務時間に充てることが可能となります。
⇒新規システム導入費、既存システムからの情報の移行費、請求書作成システムとの連携費など、新規システムへの切り替えにかかる費用を押さえながらまずは効率化を図ることが可能になります。
※請求書作成システムによっては、システム構成を変更することに伴い費用が発生します。新規システムへ移行した場合と比較してどれくらいコストを抑えながら実装ができるかも検証することがお勧めです。
いかがでしょうか？
やはり試算表をリアルタイムで見たい場合は請求書作成システムと連動した会計システムを使用すること、もしくは請求書作成～会計処理まで一気通貫して対応できるシステムを利用していただくことがベストです。
但し、色々な要素から中々このようなシステムに移行することができない葬儀社様も多くいらっしゃるかと思います。是非、請求書作成システムと会計システム間の連携に向けたファーストステップとしてこのような方法も参考にして頂けますと幸いです。
お読みいただきありがとうございました。
