いつも葬儀経営をお読みいただきありがとうございます。
今回は”システムの活かし方”というテーマでお送りいたします。
システムを利用されている葬儀社様は、システムそのものをどのような目的で利用されていますか？
恐らく、”顧客情報の蓄積”をして顧客の一元管理をしたい・社内で共有できる仕組みが作りたい、”請求書などの帳票作成”をして業務を効率化したいといった目的で使用されているケースが多いと思います。
しかしながら、顧客情報の蓄積はシステムに情報を登録すれば可能なため即時解決するものの、業務の効率化に関してはシステムを取り入れただけでは解決することが出来ません。、原因としては、下記のような点が挙げられます。
①システム自体に求めていた機能がなく、余計に業務効率が下がっている
例）クラウド対応しておらず、本社に戻らないと情報が確認・登録できない
②とりあえず導入・構築したものの自社の入力オペレーションとシステムの仕様が異なり、システムの仕様に合わせた入力となると上手く使えない
例）発注をしてから見積りを作成するにもかかわらず、見積を作らないと発注ができない
③部分的にシステムを利用しており、システムを使っていない帳票は都度手打ちしている
例）請求情報はシステムであるものの、日程表や発注書はexcelのため同じ情報を何度も打たないといけない
など、自社の仕様（入力オペレーションや利用帳票、利用用途）に合わせたシステムを構築していないことから、システム導入により余計に手間な行動が増えている可能性があるのです。
情報の蓄積だけでなく、業務の効率化を行うことで施行担当業務・バックオフィス業務の業務負担を削減し、生産性を高めるためには、ズバリ自社の業務オペレーションの把握とそこで生じている課題を理解した上でシステムの選定・構築をすることが重要となってきます。
例えば施行（受電～アフターフォロー）までの一連の流れで考える場合、下記のフローで考える必要があります。
・各上記フェーズで”だれが（受電担当・搬送担当・施行担当・アフター担当・事務担当）”、”どのような業務を”、”どのツール・システムを使って”対応するのか
・上記の業務にどのような課題があるのか（何か手間と感じているか）
の2点を洗い出し、「どのようなツールがあれば」もしくは、「ツールを使ってどのようにオペレーションを変更すれば」楽になるかを考える必要があります。
例えば、kintoneをベースにした弊社が提供している船井ファストシステムを利用すれば以下のようなオペレーションでシステムを活用することが可能です。
上記のようなオペレーションで活用することで、例えば下記のような事を実際に実現した葬儀社様もいらっしゃいます。
受電～アフターフォローまでの流れで一通り業務・課題を洗い出し、楽になる解決策を全体の連携のスムーズ性も踏まえたうえで考え、それを満たす仕様のシステムを導入したり、新たに構築をすることで、ようやく業務の効率化が可能となるのです。
いかがでしょうか？
システムというと、ただの情報蓄積・情報処理として利用するものという認識をされている方も多くいらっしゃるかと思います。
ただし、システムの活用の仕方次第では、現状の施行担当者の業務負担（お客様へのお渡し物の作成作業の効率化や引継ぎの効率化）や、事務スタッフの業務負担（請求業務の効率化・入金処理の効率化など）、経営者の業務負担（経営指標の即時見える化による意思決定のスピードアップ）など、様々な業務時間を削減することで、（人時）生産性を上げ、売上UPにつなげたり、今まで出来なかった業務（ポスティングなどのマーケティング施策やご葬家様へのサプライズ準備の時間）に充てることも可能です。
是非、現状のシステム活用の状態を見直していただき、ただのシステムから、売上UPに活かせるシステムとして活用して頂けますと幸いです。
お読みいただきありがとうございました。
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