いつも葬儀経営ドットコムをお読みいただきありがとうございます。
今回はシステムの変更や新規導入をご検討されている葬儀社様向けのコラムです。
突然ですが、今システムの変更や新規導入を検討されている葬儀社様はどういった理由で・どんなシステムを必要とされていますか？
「クラウド対応しないと既存のシステム会社に宣言された」
「今のシステムが思うように使えない」
「システム会社の対応が遅すぎる」
「紙管理からそろそろ脱したい」
「とりあえずシステム入れたい」
など、こういった理由でシステムの変更や導入をご検討されている葬儀社様は結構いらっしゃるかと思います。
ただしこういった理由で何となくシステムを探してしまうと、どの葬儀システムも同じようなものばかりで、デモを受けてみたけど具体的に何ができるのかよく分からなくなるかと思います。時間がない中で頑張って色々システムを探し、システム会社からデモを受けとにかく触ってみるがよく分からない状態になる。結局、よく分からないまま導入をしてしまうことで「この機能も欲しい。あれも必要」となり当初予定していた金額よりも3倍くらいの金額になってしまいます。
こういったシステム導入の失敗を防ぐためにも、まず第一にしてほしいことは、ズバリ
『システム導入の目的と短期・中期で目指すゴール』を明確化すること。
導入の目的を明確にすることで、システム選定の際の最低条件が分かり、システムを探す際に”簡単に”システムの取捨選択ができるようになります。
例えば
・バラバラのデータ形式で管理している情報を集約したい：CRMシステム
・情報をいつでもどこでも見れるようにしたい：クラウドシステム
・受発注を打ち合わせ中に簡単に行えるようにしたい：受発注システム
・勤怠管理をして給与計算を簡単にしたい：勤怠管理システム、給与計算システム
・請求情報から簡単に会計処理まで行いたい：会計システム
など、システムに対する要望によって対応できるシステムは大きく異なります。（もちろんお金をかければすべてできる可能性もあります。）
また、同じシステム系統でもシステムによってできる機能とできない機能があるため、システムに対して求める機能（どういったことができるようになりたいか）も合わせて洗い出すのがお勧めです。
例えば
・出先でも気軽に情報が見れるようスマホでも見たい
・簡単に集計なども自社でできるorシステム会社に依頼したい
・DMなどを作成するにあたり必要な情報は簡単に吐き出したい
・ファイルメーカーのように自社で色々管理システムを作りたい
・他のシステムと連携してシステム活用の幅を広げたい
などが挙げられます。
加えて、上記システム要望に関しては基本的に直近1~2年の短期のゴールに対する要望となることが多いため、5年後くらいまでの中期的にどこまで自社でシステムを使いこなしていきたいかも事前に考える必要があります。
中期的なゴールを決める場合は下記の順番にステップを踏めるような目標設定の仕方が良いでしょう。
①社員間の情報共有が出来る仕組みづくり
②顧客情報の一元管理が出来る仕組みづくり
③業務効率化ができるデジタルツールの活用とオペレーションの変更
➃ダッシュボード経営（数字の常時見える化）ができるデジタルツールの活用
③➃となると業務の棚卸しを行い、オペレーションの変更や既存システムのデジタルツールへの変更可能な部分の洗い出しなどを行ったうえで、最適なデジタルツールの選定やシステム連携・構築が必要です。システム導入時にここまでを行う必要はありませんが、おおよそ行っていきたい③➃の内容を事前に明確にしておくことで、対応できるシステムかどうかの判断や、導入時のシステム構築が行いやすくなり、③➃にステップに移行する際にシステムの全面改修などのリスクが無くなります。
いかがでしょうか？
是非今から導入を検討されている会社様は目的・短期中期のゴールを明確化したうえで導入するシステムの検討をした方がいいでしょう。
もし「自社でどうやってデジタル化を進めていけばいいか、短期中期でのゴール設計の立て方が分からない」といった方はお気軽にお問い合わせくださいませ。
～お知らせ～
★船井ファストシステムの案内ページがリニューアルしました★
https://lpsec.funaisoken.co.jp/sougikeiei/solution/funai-fast/
船井ファストシステムでは今回ご紹介した下記システム要件に対応できるクラウド型のCRMシステムとなっています。
↓こんな方にお勧めです↓
・バラバラのデータ形式で管理している情報を集約したい
・情報をいつでもどこでも見れるようにしたい
・出先でも気軽に情報が見れるようスマホでも見たい
・簡単に集計なども自社でできるorシステム会社に依頼したい
・DMなどを作成するにあたり必要な情報は簡単に吐き出したい
・ファイルメーカーのように自社で色々管理システムを作りたい
・他のシステムと連携してシステム活用の幅を広げたい
ご興味がある方はお気軽に上記案内ページからお問い合わせを頂けますと幸いです★
