最近、葬儀社様のデジタルシフトをお手伝いさせていただく機会が増えてきました。
ここでいうデジタルシフトは、
「システム導入により紙媒体からデジタル端末での情報共有へ移行すること」を指します。
ただ、事実としてデジタルシフトが「うまくいく」会社様と、「失敗する」会社様がございます。
今回は、デジタルシフトを成功させるためのポイントについてお送りします。
デジタルシフトを成功させるためのポイントは3つ。
1.何のために行うか目的を定める
2.任せきりにしない
3.業務フローの中に組み込む
まず、1つ目です。
「何のために行うか目的を定める」。
当たり前でしょ？と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、
目的が定まらないまま進めようとする会社さまも、相当数いらっしゃいます。
システム導入をご検討いただく際、まず行うべきは目的の設定です。
目的が曖昧のままスタートしてしまうと、
途中で頓挫してしまう可能性が非常に高くなります。
よくあるケースでは、
「思っていたこととできることが違う」
「導入前より手間が増え、社員の不満が出ている」
というような状況。
これは、
「目的はない（もしくは曖昧のまま）が、とりあえずシステムが必要そうだから導入した」
というケースがほとんどです。
繰り返しになりますが、
「何のために？」という軸を定め、そのためのシステムを選ぶ、
というのがファーストステップです。
「スタッフ間の情報共有を楽にしたいのか？」
「会館の稼働状況管理をしたいのか？」
「スタッフのシフト管理がしたいのか？」
「発注業務の手間をなくしたいのか？」
細かい項目までしっかり見て、自社にあったものを入れる必要があります。
次に、2つ目の「任せきりにしない」。
往々にして発生するのは、「任せきり」にしてしまう状況。
「任せきり」というのは、種類があります。
例えば、
・社内の誰かに任せきりにしている状況
・システムベンダー（システム会社）に任せきりにしている状況
こういった状況は避ける必要があります。
そのために重要なのは、
○経営者自身の口から「何のために導入するのか」を全社で共有する
○導入責任者を設け、会社全体で連携し導入を行う
○導入前〜導入決定後〜本稼働までの各段階で、システム業者と積極的に打合せを行う
ことです。
誰かに責任を押し付けるのではなく、
業者に責任を押し付けるのではなく、
会社として一枚岩になり、システムを導入していく必要があります。
最後に、3つ目の「業務フローの中に組み込む」。
システムを導入する際は、導入初期の早い段階で、
いかに小さい部分でも業務フローの中に組み込めるかが重要な視点となります。
よくあるのが、
「システム導入したものの、稼働していない」という状況です。
このケースは、
「全部同時に導入を進めようとしている」というところにボトルネックがございます。
重要なのは、「スモールスタート」。
一部分だけでもスタートさせるというところが重要な部分になります。
例えば、「会館の稼働状況管理」。
みなさまホワイトボードなどで管理されているかと思います。
このような部分を、デジタルに置き換えることで、
スムーズにシステム導入を押し進めることができます。
いかがでしょうか。
紙媒体→デジタル端末での管理、というのはどの会社さまも目指されているところかと
思いますが、ぜひご参考にしていただけると幸いです。
