葬祭業向けコラム｜【必見】生産性を上げたい葬儀社がまず変えるべき業務とは！？

近年、競合の式場が増えたことで今までよりも件数が取りづらくなったり、葬儀の縮小化に伴い単価が落ちて売上が下がっている中、利益を出すには固定費の見直しが重要となっています。
また、採用の面では最近は月休7～8日の葬儀社が大半を占めていることから、現状の働き方を見直さないと人が採用できないといった悩みを抱えている葬儀社も増えてきました。

上記のような背景から、今”1人あたりの生産性”を高める必要性が求められています。
生産性を高めるためには、「休みをしっかりと取りながら社員１人あたりの施行担当件数を増やす（業務を効率化させる）」もしくは「売上を上げる」の2つがよく挙げられる方法です。

その中でも今回は、「休みをしっかりと取りながら社員１人あたりの施行担当件数を増やす（業務を効率化させる）」方法についてお伝えいたします。
優先的に変えるべき業務は下記の部分となります。
①ディレクターが行う間接業務
②2度手間3度手間となっている経理部門の業務
③口頭や電話、対面などで行う他関連部門や関係会社、お客様との連絡業務

今回は、具体的に上記の部分の中でも実際に”生産性”といった観点で成果が上がった事例をいくつかご紹介いたします。

1 ①業務の棚卸、見直しに合わせたDX化によりディレクターの担当件数月6件⇒12件
2 ②HP・基幹システムを活用し供花供物対応業務1注文につき10分削減
3 ③ＳＭＳを活用した新盆フォローにより新盆受注率110％ＵＰ
4 生産性向上のやり方はまだまだ沢山！詳しくはセミナーで
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①業務の棚卸、見直しに合わせたDX化によりディレクターの担当件数月6件⇒12件

システムを入れる場合、ただ単に”情報をデジタル化”するのではなく、業務の流れに合わせてシステムを取り入れることが重要です。
ある会社様では、ディレクター業務のＤＸ化によって生産性向上を図るために、そもそもの業務自体の見直しを行い、ＤＸ化を前提とした業務体制に変更しました。
従来は搬送～打合せ～見積～発注までの一連の業務において、それぞれの業務ごとに資料作成（運転日報、引継ぎ資料、見積書、発注書等）を都度行い紙で共有していました。そのため、一度会社に戻らないと引継ぎができない・同じ情報を何度も書くといった作業が発生しており、帰社して資料を作成する、次の現場に行く前に一度本社に戻るといった手間が発生していました。今回、搬送～打合せ～見積～発注までの一連の業務を簡素化し、ＤＸ化させたことで、間接業務の時間を削減することが出来ています。
具体的には、搬送時の書類作成（運転日報や引き継ぎ書作成）、打合せ台帳作成、見積作成、発注書作成といった間接業務や移動時間を減らした（システム上での引継ぎ・二重入力０）ことで、1件当たりの稼働時間を削減し、その結果、削減した時間を他の施行時間に充てることが出来るようになっています。その他の業務もDX化を図ったこともあり、担当件数を6件⇒12件に大幅に増やすことが出来るようになりました。

②HP・基幹システムを活用し供花供物対応業務1注文につき10分削減

供物の注文受付や領収書作成、請求書作成、札作成などはどの葬儀社様でも生産性を上げやすい部分となっています。
よくあるケースとして、FAXで注文を受け付けし、その情報を転記して発注を行い、さらに転記して領収書、請求書、一覧表を作成するといった業務フローが多く見受けられます。更に札作成は専用のソフトに入力して作成することから、供物1回の注文で4～5回は同じ情報を入力しないと行けず、転記の手間が発生している葬儀社様が多いのではないでしょうか？

ある会社様では、HPと基幹システムを活用し供花注文対応業務をスリム化することに成功しています。具体的には
ＨＰに供花供物受付フォームを設置し、一般や法人のお客様はＨＰでの注文受付を行いました。
さらに、ＨＰと基幹システムを連携させたことで、お客様からのお申し込み情報が基幹システムに自動で反映され、その情報を元に供物の一覧表、請求書、領収書、札の作成ができるようになっています。
その結果、それぞれの帳票作成を都度転記して対応していた業務が無くなったことで、供花供物を受け付けた際の一連の業務に関して1注文につき10分削減出来ています。

③ＳＭＳを活用した新盆フォローにより新盆受注率110％ＵＰ

アフターの売り上げを上げたいと思われる葬儀社様が多い一方で、目の前の葬儀に追われてアフターが疎かになってしまっているというお悩みを抱える葬儀社様は多くいらっしゃいます。
しかし、アフターも訪問でフォローしている場合、移動する時間がかかってしまうため、1件当たりのフォロー時間が多くかかってしまい非効率になっているケースがあります。
コストを抑えながら効率的にアフターフォローを行うためにも、ＳＭＳの活用が1つ効果的です。
実はＳＭＳの場合、開封率は90％と言われており、送信コストを抑えながらお客様へアプローチができる媒体なのです。
ある会社様ではＳＭＳを用いて新盆対象客に新盆の案内メッセージをお送りしています。従来は各ご自宅にＤＭを担当者が訪問して渡していましたが、不在のケースが多く郵便受けに入れるなどの対応でした。件数が増え、担当者の訪問が難しくなったことから、ＳＭＳでの案内に切り替え、お客様から連絡をいただきアポが取れたところにＤＭを発送するオペレーションに変更したことで、受注数が増え、結果昨対で受注件数が110％も伸ばすことが出来ています。

生産性向上のやり方はまだまだ沢山！詳しくはセミナーで

いかがでしょうか？今回は業務効率化に伴う生産性向上の事例についてご紹介させていただきましたが、
単価アップなどに売上アップにより生産性を向上させる方法もあります。
今回は、上記以外で出来る生産性向上の成功事例や、生産性以外で葬儀社が抑えるべき最新のトレンドや成功事例を知れる機会をご用意しました。
是非、ご参加いただけますと幸いです。