「うちはシステムを入れなくてもExcel管理で十分」や「現状Excel管理で問題ないが、将来的にシステムに移行すべきか検討中」などExcelとシステムを比較する話を聞くことが増えてきました。
そんな中で、Excelとシステムの違いが実はあんまりよく分かっていない……という方もいらっしゃるかと思います。
今回はシステムの中でもサイボウズ社が開発し提供している業務改善プラットフォーム「kintone」を取り上げて、kintoneとExcelの違いについてお伝えします。
目次
「元々紙で管理していた顧客情報を、PCが出始めて、Excelを使うようになって、Excelに登録するようにした。」
「見積書や請求書なども紙で書くのは大変なので、Excelで作るようにした」そんな会社様が多いのではないでしょうか？
Excelは多くのPCに搭載されており、表に顧客名や住所などの顧客情報を登録して、一番手軽に顧客情報を管理できるツールと言われています。
しかし、使いやすく自由度が高いからこそのお悩みも伺います。
①入力ルールがあいまいで人によって細かな入力内容が異なるため、集計・活用ができない
Excelは、セルに対して自由に文字列を入力できます。
そのため集計してデータ活用したい！と思っても担当者ごとで入力内容がびみょうに違い、集計するためのデータ修正に時間がかかっている。
②施行件数が増えてきて、データ量・使用方法の限界を感じる
Excelはあくまでも「表計算ソフト」のため、大量のデータを処理するには向いていません。
つまり、Excelで記載する顧客や施行が増えれば増えるほど、データ処理に時間がかかり、スムーズに使えないことが増えてきます。
そしてExcelは行・列の最大数が決まっており、セルの最大入力文字数上限があるので、自由とは言えども登録できない可能性もあります。
また、複数人同時編集はできないので、施行件数が増えて同時に使いたい機会が増えるほど不便に感じられます。
③色々Excelで管理しているけれど、それぞれ連動しないためどこになにがあるか分からない
顧客管理はExcelだが、請求書は紙をファイルに閉じて保存しているという会社様がおられました。
お客様から前回と同じ内容の葬儀をしたいと言われたときに、請求書を紙から探すのは大変です。
Excelの中に番号などの情報を入れていたとしても、探すのにはある程度の時間が必要です。
④帳票は社員個人がカスタマイズしていて、社員分のパターンができている
元々は統一のフォーマットを共有していたのですが、気が付いたら社員が自分の使いやすいようにカスタマイズしていて、社員分帳票のパターンができてしまっています。
業務が統一されていないと、新しく入った方はなにが正しいのか分からず、非効率になってしまっている部分もありそうです。
⑤Excelを管理している社員が退職したら、フォーマットの修正に対応できなくなった
Excelはマクロなど様々な機能があり、高度な機能を使えば使うほど、対応できる人が限られます。
発注書などの帳票を1つにまとめてマクロで展開していたが、担当者の退職で誰もメンテナンスができなくなった……という会社様もおられました。
システムというととっつきにくい印象を持たれますが、kintoneはシンプルなシステムで見た目も全て統一なので、1度使い方を覚えたらどのような業務でも利用できます。
また、Excelであがったお悩みがkintoneだとどうなるのかという観点でお伝えしていきます。
①入力ルールがあいまいで人によって細かな入力内容が異なるため、集計・活用ができない
kintoneにも自由に入力できる「文字列」はあります。
しかし入力を制限したい部分については、「日付」「数値」「ドロップダウン（リストから選択）」などの型を指定して、入力ルールを制限できます。
そのため、日々の業務で入力をしていき、蓄積されたデータを活用までできます。
②施行件数が増えてきて、データ量・使用方法の限界を感じる
kintoneにも上限はあり、ディスク容量の上限は「ご利用環境全体でのご契約ユーザー数 × 5GB」とされています。
しかしこの上限は増設が可能なのと、Excelでいう行にあたるレコード数には上限はありません。
また、kintoneであれば、同じタイミングで違うお客様の登録・検索・修正などはできるので、他の人が使っているのを待つ時間は発生しません。
③色々Excelで管理しているけれど、それぞれ連動しないためどこになにがあるか分からない
kintoneも業務単位の「アプリ」を使って利用します。
顧客管理、事前相談、施行、見積書作成と複数のアプリを利用することはExcelと近いですが、関連する情報をそれぞれ紐づけて管理ができます。
そのため、お客様から問い合わせがあったときに
顧客管理で該当のお客様情報を見ると、過去事前相談をしたお客様なのか？施行をしたことがあるお客様なのか？といった情報が同じ画面で確認ができます。
④帳票は社員個人がカスタマイズしていて、社員分のパターンができている
kintone自体には帳票作成の機能はありませんが、別のシステムを入れることで、kintoneの情報を用いて帳票作成も可能です。
kintone上にフォーマットを設定しておけば、kintoneに入力した内容をもとに設定するフォーマットで帳票作成されます。
入力してボタンを押して帳票作成ができるので、フォーマットも業務も統一されます。
⑤Excelを管理している社員が退職したら、フォーマットの修正に対応できなくなった
システムこそメンテナンスが不安だと思われるかと思いますが、kintoneはノンコードで作成できるシステムです。
そのため、基本的には自社内でメンテナンスが可能で、システム会社に依頼してもなかなか修正してもらえずに使いづらいといった不便はありません。
ただし、kintoneも様々な機能があり、高度な機能を使えば使うほど、対応できる人が限られる、という点はExcelと同様です。
そのため、どんどん便利にしようとシステムを複雑化するのではなく、業務フローの見直しや帳票の見直して業務をシンプルにできないか？と考えて、システムはあくまでシンプルにするのが、日常的に使うためのポイントです。
Excelのお悩みと、システムでできることから見えてきた以降のポイントは下記の3つです。
1．施行が300件を超えてきて、Excel管理の限界（データ量・同時編集）にきた
2．事前相談や施行の情報と連動して顧客管理を行いたい
3．業務の統一化や生産性向上を目指したい
年間の施行件数が100件程度であれば、月に10件、1日1件あるかないかぐらいですので、複数人が同時にExcelを使うこともなく、データ量も数年使っても余裕があります。
しかし、300件を超えてくると、同時編集をしたいタイミングもあるでしょうし、数年使っていると動作が遅くなってきていることを感じるかもしれません。
直近の施行でも担当者しか詳細を把握しておらず、電話で問い合わせがあったら担当者に確認して折り返していたり、過去の問い合わせがあっても検索や資料を探すのに時間がかかるため折り返していたり、お客様に即時の対応ができない、というお悩みもいただきます。
検索ができて、更に顧客情報と連動して事前相談や施行の情報を見ることができれば、よりよい顧客対応ができ、顧客満足度も上がると考えられます。
Excel管理で時間がかかっている、困っている部分がある会社様は生産性向上のチャンスです！
Excel管理より早く、効率よくできるようになれば、時間がうまれ、よりお客様に丁寧に対応できたり、相談に時間がかけれたりとこれまでと違った時間の使い方ができます。
弊社では、約120社の葬儀社さまとのお付き合いから得た知見を元に葬儀社様専用の顧客管理システムを提供しています。
kintoneのアプリパッケージなので、Excel管理のお悩みはここで書いたような方法で解決できます！
実際にどんなシステム画面なの？と気になる方は、無料・1時間の説明会を開催しておりますので、ぜひご参加ください。
本セミナーでは船井総合研究所が葬祭業向けに作成した、kintoneのアプリパッケージについてご説明します。
★事前相談から葬儀帳やアフターまで一括管理可能！★
事前相談で出した見積もりも船井ファストシステムで一括検索。
打ち合わせの際も見積もりがスムーズに見つかります。
またアフターでは葬儀の情報を入力しておくことで、ご葬家様の情報の引き継ぎも一つのシステムで可能に。
どのようなインターフェースなのかお伝えいたします。
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開催日程
2023年9月4日（月・友引）10：00～11：00
2023年9月4日（月・友引）13：00～14：00
※全日程オンライン開催
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