年間の施行件数が300件程度の会社様では、ディレクターが年間約400時間を書類作成などの事務作業に使っていることが分かりました。
本来ディレクターには施行を獲得するための販促や営業、打合せなどに力を入れてほしいですよね。
ディレクターが本来の施行や受注業務に力を入れるためには、書類作成をはじめとする事務作業を効率化する必要があります。
目次
・受電後、搬送の情報を記載
・搬送情報を社内共有用に別紙に転記
・訃報紙の作成
・見積書の作成
・各業者への発注書の作成
・供物注文用紙の作成
・法要予定表の作成
・供物の一覧表の作成
・請求書の作成
・領収書の作成
などなど……。
葬儀だけで上記の内容なので、事前相談や法要、アフターなどと考えると400時間というのもうなずけますね。
上記に記載した内容を全て「紙」で行っている葬儀社さまもまだまだ多いのではないでしょうか？
また、なんらかのシステムは導入していてもうまくシステムが連携されていないので、入れたものの楽になってはいない、といったお話もお伺いします。
時間削減できるポイントは「情報の転記」と「情報の共有」の2つです。
〇〇家、通夜6月10日18時～、といった、その葬家に関わる基本情報について、何度も転記していませんか？
見積書、請求書だけではなく、各業者への発注書でも同じ記載内容が求められます。
〇〇家については少なくとも10回は転記するのではないでしょうか。
この転記作業を減らすのが効率化の1つ目のポイントです。
2つ目は「情報の共有」です。
1施行1担当制の会社様では、そのご葬家の情報は担当者に聞かないと分からないという方も多いのではないでしょうか？
担当しか葬儀について正しく把握している人がいないと、準備や発注などは担当から指示をするか、自身で対応をしなければなりません。
手が空いていて、お願いできる人がいたとしても、情報共有されていないと、手を貸すこともできないのです。
また、他の人が電話対応をしたときに、情報共有されていないので、担当に確認して折り返す必要が出てきます。
そうすると、時間がかかるのもありますが、お客様をお待たせすることになるので、対応品質としても高いとは言えません。
このお悩み、kintoneで解決できます！
「情報の転記」を削減！
kintoneでは各種業務単位で管理しており、管理内容は連携ができます。
そのため、故人名などについては、一度入力をすればその情報をコピーして使うことができるので、二度打ちはありません。
葬家名、通夜日・葬儀日など複数の帳票で使う情報が多いのが葬儀社の特徴です。
複数回の記入・入力はミスの元ですので、効率化と合わせて、ミスを減らすことにも役立ちます。
「情報の共有」を効率化！
情報共有も全てkintone上で行います。
ご葬家様とのお打ち合わせで聞いた情報、見積書・請求書の内容をkintone内で管理することで、いつでもどこでもだれもがkintoneを見れば同じ情報にアクセスできます。
例えば担当がお客様のところで打ち合わせをしつつ、見積書を作成して、発注情報をシステムに打ちます。
発注書は会館からFAXでしか送れないとしても、会館にいる事務員さんにシステムに打った内容で発注してと依頼すれば、事務員さんはシステムからボタン1つで発注書を作成して発注ができます。
そして情報共有さえされていてば、お客様からの電話対応で担当以外の方でも回答ができたり、準備などについて他の人が対応できたりと、より柔軟に進めることができます。
ディレクター業務の約2割が書類作成で、それを1割に減らせるのであれば、もう1件葬儀を担当できるようになるかもしれません。
より本来の施行や受注業務、新規開拓に力を入れるように、効率化を目指しましょう。
kintoneをうまく使われている葬儀社さまの事例を紹介するセミナーを開催いたします。
無料でご参加いただけるので、ご予定が合いましたらぜひお申込みください。
◆こちらは無料でご参加いただけるセミナーとなっております。◆
葬儀社向け顧客管理システム「kintone」を使った、事務作業の効率化の方法を解説いたします。
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2023年8月1日（火・友引）10：00～11：30
2023年8月8日（火）10：00～11：30
2023年8月17日（木・友引）10：00～11：30
※全日程オンライン開催
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