本日は「葬儀社がデジタル化で業務効率を上げる3つのポイントとは？」と題してお送りいたします。
一般的に”システム＝コストがかかる”というイメージがあります。多くの方はシステムに対してこのようなイメージをお持ちではないでしょうか？
実は、システムや他デジタルツールを目的に沿ってしっかりと活用できれば、業績の効率化を図ることができ、”システム・デジタルツールの導入＝業務効率を上げ、業績を上げる”というイメージに変えることが可能です。
目次
ずばり、システムやデジタルツールの業務の効率を上げるには下記のポイントを抑える必要があります。
①どのような業務に対して効率化を果たしたいのか、目的やゴール（KPI）ありで取り入れる
②全部署にとって全体最適な業務の流れに沿ったデジタル化を図る
③他システム・デジタルツールとの連携踏まえて最適なツールを取り入れ、活用する
デジタルツールを導入する際によくある傾向が、
「他社が導入していて良さそうだったから」「費用が安かったから」「実際の運用画面が使いやすそうだったから」
などがあります。
上記のようなケースの場合、
・デジタルツールを導入することによりどの部分を変えていきたいのか
・デジタルツールの導入により、具体的にどのような変化が数字として現れるのか
・その結果、自社にとってそのデジタルツールの導入は費用＜効果になるのか
といった部分まで考えずに導入するケースが多く、結果なんとなくで導入したために特に業務の改善に繋げることが出来ず、”デジタルツール＝コストがかかる”ため後ろ向きなイメージがついてしまいます。
そのため・・・・
上記のような3点を考えたうえでデジタルツールの選定・導入を行う必要があります。
例えば”現状の顧客情報の管理（会員管理・相談管理・施行管理・アフター管理）がバラバラであることから、接触情報をすべて管理できる基幹システムを導入し、事務スタッフの探す手間・時間・移動時間を削減する”などです。
「施行部の情報共有用に施行情報管理書を作成し、経理部で情報共有用に請求一覧表や入金管理表を作成している」といったように、各部署単位で情報管理・共有を行う事から似たような資料作成を何度もしているケースがあります。
また、デジタルツールを導入する際に、特定の部署にとって最適な使い方をした結果、他の部署でうまく連携できず、結局デジタルツールと紙やExcelデータを併用するといった体制になっているケースも多いです。
上記のような原因としては、全部署の業務の関わり方・業務の流れを考慮せずにデジタルツールを導入したことが挙げられます。
対策としては、まずは全部署がどのように各業務を行っているのか・部署間でどのように情報共有を行っているのかを把握し、現状の業務や体制を変える場合は変更後の業務に合わせて最適なデジタルツールを導入するといったことが必要です。
・会員管理と請求管理が連動していない
・請求管理と入金管理が連動していない
といった、情報が連動せず同じ情報を何回も転記しているといった葬儀社様が多く見受けられます。
よくあるケースとしては、それぞれの管理媒体がバラバラであり、また連携ができないため転記せざるを得ないといったことがあります。
このような原因としては、全体の情報管理の流れを踏まえずに一つの目的（会員情報をデジタル化したいなど）を達成するためにシステム選定を行い、その後実装していきたい体制を考慮していないことが挙げられます。
まずは、短期中期的にどのような体制にしたいのか・それにあたりどのような機能が必要なのかを踏まえた上でデジタルツールの選定を行うことが重要です。
是非、デジタルツールを取り入れるにあたり、上記3つのポイントを抑えてみてください。
この度、上記でお伝えしたポイントやさらに具体的なお話を紹介するセミナーを開催しています。
当日はデジタルツールを活用した業績アップ事例・業務の効率化事例として、デジタルツールの紹介・デジタルツールを使う際に押さえておくべきポイントについてお伝えいたします。
是非ご興味ある方はご視聴くださいませ。
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・11月27日（日・友引）13:00~15:00＠オンライン（Zoomを使用）
・12月9日（金・友引）10:00~12:00＠オンライン（Zoomを使用）
・12月9日（金・友引）13:00~15:00＠オンライン（Zoomを使用）
※どの時間帯を選んでいただいても同じ内容となっておりますので、ご都合のつくお時間をお選びください。
