今回は「葬儀業務でデジタル化ができる３つの業務とは？」と題して、葬儀社におけるデジタル化を通じた業務効率化についてコラムをお届けいたします。
顧客管理システムといえば、会員管理・施行情報管理・請求書の発行ができるというイメージをお持ちではないでしょうか？
あくまでも情報の蓄積といった機能がメインではありますが、実は顧客管理システムにある情報を活かすことで日常業務のデジタル化及び業務効率化を果たすことができる部分があります。
目次
例えば、タイトルでも記載している下記3つの業務となります。
①運転日報など陸運局に提出する書類作成のデジタル化・業務効率化
②棺や骨壺、仏衣など葬儀で使用する商品の在庫管理のデジタル化・業務効率化
③葬儀で発生する棺、骨壺、返礼品や料理などの発注業務・発注管理のデジタル化・業務効率化
今回は例として、上記3つの業務に対して顧客管理システムを活用すればどのようにデジタル化・業務の効率化ができるかをご紹介させていただきます。
陸運局への提出物としては、実績報告書に加え、提出を求められた際に運転日報・日常点検表などの資料が必要です。
よくある葬儀社様の管理の仕方として、搬送をした際に都度運転日報・日常点検表に記入をし、1年間の実績報告をする際に紙に書いた搬送情報をExcelデータに手打ち⇒1年間の実績を集計されているケースがあります。
この場合、そもそも紙資料で1年間保管しないといけないといった管理の手間であったり、紙情報からExcelデータに転記・集計するといった入力作業の手間が発生しています。
顧客管理システムを利用すれば、施行情報を入力する際、搬送時に搬送情報を都度スマートフォンなどで入力をすることで上記の紙管理・入力作業の手間の削減が可能です。
例えば、搬送前後に顧客管理システムをスマートフォンで開き、日常点検表の情報の登録・搬送距離の登録を行うと、まずは運転日報・日常点検表の情報をクラウド管理することが可能となります。また、データとして蓄積することで、実績報告をする際にシステム上で自動で集計を行うことから、集計作業そのものを無くすことが可能です。
結果として、毎年の実績報告では、システムで集計した数値をそのまま記載し、資料の提出を求められた時のみシステムから各種資料をワンクリックで作成・印刷して提出するため、業務の効率化を図ることが可能になります。
よくある在庫管理の仕方としては下記のケースを多く聞きます。
・月末に棚卸を行い、月単位で在庫数を管理
・利用した際に都度Excelデータやスプレッドシートに数量を更新
上記のケースだと、毎月・毎日在庫数を確認・更新するといった確認の手間・管理の手間が発生しています。
このような場合も、顧客管理システムを利用すれば、請求書と連動させて利用数を管理することで、”在庫を数える”といった管理の手間の削減が可能です。
例えば、棺や骨壺の場合、葬儀請求書の明細に利用した商品名を記載する葬儀社様が多いです。請求書に記載する＝利用することになるため、請求データとして商品が登録されれば自動的に該当の商品がマイナスカウントされるといった仕様にすれば、請求書を発行するごとにリアルタイムで利用数の管理が可能です。
また、仕入れ情報もシステムで登録すればリアルタイムで現時点での在庫数の管理が出来るようになります。
発注業務の仕方としては、見積情報を見ながら発注書用紙に記入してFAXで発注するケースが多く見受けられます。
よくある発注書内容としては、葬家情報・日程情報・施行場所など、同じ情報を何度も書いていること・見積情報に基本的には発注する商品が記載されているにもかかわらず、発注書個々にもう一度記載しないといけないなど、記入の手間があります。
また、担当者個々が発注を都度していることから、最新の発注情報は紙資料であり、紙資料を都度確認しているといったケースが多いです。
このような場合も、記入の手間・紙管理の手間が発生している発注業務に関しても顧客管理システムを利用すれば、システム情報に登録されている見積情報を用いて発注書を作成するため、記入そのものの手間を削減することが可能です。
更に、オンラインFAXなどの機能も利用すると、わざわざシステムから紙に出力し、FAXをするといった業務も、システム上でワンクリックで発注先にFAXを送信することが可能となり、発注するといった手間の削減ができるようになります。
加えて、発注情報が全てシステム上で管理されていることから、最新の発注情報はシステムを見れば即時に把握することができるため、発注管理の手間も削減することが可能です。
是非、顧客管理システム導入を検討されている葬儀社様は上記のような業務効率化ができるかどうかといった側面も含めてシステムを探していただくことがおすすめです。
実は、船井総研が提供する葬儀社専用の顧客管理システムは上記のような業務効率化を実現することが可能なシステムとなっており、
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お読みいただきありがとうございました。
