こんにちは。船井総研の苧谷と申します。
今回は「葬儀社が顧客管理システムで抑えるべき3つの機能とは？」というタイトルで葬儀社様にお役立ちいただける経営コラムをお送りいたします。
顧客管理システムの新規導入・入れ替えを検討されている葬儀社様は是非ご一読くださいませ。
目次
葬儀社用の顧客管理システムというと
・会員管理ができる
・施行情報の管理ができる
・請求書発行ができる
といった上記の3点ができるシステムがメインとなります。
基本的には葬儀社専用の顧客管理システムはどのシステムも同じような機能を兼ね備えているため「どのシステムも似たような機能であまり違いが分からない！」といったお悩みを抱えられ、
金額や見た目（操作画面）で比較検討をされているといった会社様が多くいらっしゃいます。
金額だけで判断した結果下記のようなお悩みを抱えられるケースがあります。
・受注メインでシステムを探してしまった結果、相談管理やアフター管理など受注以外の管理ができない
・とにかく安く済ませたかったため買い切りタイプの一番安価なシステムを導入したものの、クラウド非対応で事務所に戻らないと顧客情報の閲覧・入力ができない
・仕様変更や他システムとの連携まで考慮していなかったため、顧客管理以外のシステム活用ができない
このような結果にならないためにも、金額や見た目に加えて下記の3点も抑えて比較検討をしていただくと、より自社にあった最適なシステムの導入が可能です。
葬儀社として顧客管理システムを利用する場合に抑えるべきシステムの機能としては
顧客管理システムの新規導入・入れ替えを検討されている葬儀社様
・会員管理ができる
・施行情報の管理ができる
・請求書発行ができる
・受注メインでシステムを探してしまった結果、相談管理やアフター管理など受注以外の管理ができない
・とにかく安く済ませたかったため買い切りタイプの一番安価なシステムを導入したものの、クラウド非対応で事務所に戻らないと顧客情報の閲覧・入力ができない
・仕様変更や他システムとの連携まで考慮していなかったため、顧客管理以外のシステム活用ができない
下記の3点があげられます。
①営業～施行～アフターまでの一元管理ができるシステム
②クラウド対応のシステム
③顧客管理以外の管理ができるシステム
よくある葬儀社のシステムとして、会員管理・施行管理・請求書発行はできるが、営業（一般顧客）の管理やアフター（49日法要や1周忌までの後追い管理）まではできず、前後の顧客はExcelシートなどで管理する形式となるケースがあります。
葬儀社の場合、事前相談に来たものの未入会だったお客様、イベントに参加するものの未入会だったお客様など、会員ではないが自社と接点を持ったことがある（見込み客）への営業をすることで会員数（施行数）の増加につながることからも重要な名簿です。そのため、このような一般顧客の管理ができる顧客管理システムであれば、会員名簿の管理機能に加えて、営業促進（未入金顧客の管理及び入会フォローの後追い進捗管理）ができるようになります。
また、葬儀後のアフターフォローとしては法要や仏壇仏具、相続や遺品整理など長期スパンでのフォローの進捗管理機能も重要です。施行情報から紐づけて管理することができるようになることで、葬儀形式や家族構成、家族のお住まいなどを踏まえた状態でアフターフォローができるようになり、加えて進捗管理をシステムで行うことで社内全体で各葬家の進捗状況の共有ができるようになります。
上記のように、既存の顧客名簿の管理・施行情報の管理にとどまらず、見込み客名簿の管理・アフター進捗の管理も紐づけて管理ができる顧客管理システムを選ぶことで収益アップ（会員数・施行数UP、アフター受注UP）につながる顧客管理システムの活用につなげることが可能となります。
ご葬家様とのお打合せはご自宅で行うケースや会館で行うケースなど、ご葬家様のご希望によってさまざまなケースがあります。
クラウド対応していない顧客管理システムの場合、ご葬家様とのお打合せはすべて紙媒体に記入する必要があり、また会館の最新の空き状況は会館スタッフに電話で確認するなどといった手間が発生してしまいます。
さらに、打ち合わせが完了し事務所に戻ってこない限りどのような葬儀になるかがわからないため、準備スタッフは準備に取り掛かることができません。
クラウド対応システムの場合、場所を問わず顧客情報の閲覧・入力が可能なため、お打合せ時にPCやタブレット上にご葬家様情報の入力することで、その場で見積書の発行・各種制作物（回忌法要予定表や訃報表、日程表など）のお渡しが可能です。
また、ネット上に情報が保存されることからも、リアルタイムで事務所スタッフにも打合せ情報が共有でき、確定した情報から準備を進めることが可能になります。
上記のように、社内での情報共有のスピードアップを促すためにも、顧客管理システムはクラウド対応であることが重要となっています。
顧客管理システムというと、”一般顧客名簿の管理”に特化したシステムをイメージされるかと思いますが、法人管理や会館、社員の行動管理など顧客名簿と紐づけて管理するとより効率的なシステムの活用ができるようになります。
例えば葬儀社の特徴として、関わる業者数がかなり多く、葬儀に携わる発注業者、卸業者、提携店、病院施設、寺院など多岐にわたります。特に病院施設の場合は施設営業を行ったり、寺院の場合は寺院個々で葬儀施行時の準備物や対応方法が変わるなど、一般顧客情報以上に管理する必要がある項目が多いです。
葬儀施行情報とこのような法人情報を紐づけて管理することで、例えば各病院施設経由のご葬家様毎にまとめることで施設営業をより行いやすくする・寺院情報を葬儀情報と紐づけて管理することで、各葬儀に合わせた寺院の準備物や対応方法が簡単に確認ができるなどの活用方法があります。
また、行動管理としては施行情報と紐づけて会館や社員の情報を管理することで会館の空き状況の管理・社員の担当業務の管理などが自動で行うことができ、リアルタイムで予定を把握することが可能です。
上記のように、顧客管理システムに紐づけて管理をすることでより効率的になる業務もあることからも、他システムとの連携性・顧客管理システム自体のカスタマイズの柔軟性も抑えるべきポイントの1つとなっています。
いかがでしょうか？
上記3つのポイントをおさえてシステムを比較検討されると、費用面に関しても費用対効果を踏まえたうえでシステムの選定が可能となります。
船井総研が提供する葬儀社専用の顧客管理システムは、低価格（2.25万円／月）で上記の3つの機能が備わったシステムとなっています。
実際の操作画面や活用方法などを無料ダウンロード資料にまとめているため、興味のある方はお問い合わせください。
お読みいただきありがとうございました。
ここまで、葬儀社の業務システムに必要な3つの機能をお伝えしてきました。
弊社が提供している船井ファストシステムはこれら3つの機能を全て揃えたシステムとなっています。
システムというと、なかなか実際の画面や他社の活用方法を知らないとイメージがしづらいというお声を頂いています。
そこで、今回は船井ファストシステムについてご説明した資料をご用意いたしました。
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