こんにちは。
船井総研の赤荻です。
今回は「業務の棚卸」についてお話しします。
突然ですが、皆さんは葬儀の一連の流れを可視化したことはございますでしょうか？
意外と可視化するという点においては、少ないのではないかと思います。
もちろんOJTやマニュアルで作られているものもございます。ただしこのときに、具体的にどのツールを使って何を入力してどれくらいの時間をかけるというルールが定まっている葬儀社様は少ないと感じます。
あるご支援先の葬儀社さんでは、「生産性向上」を目的としてデジタルツールを導入しました。
顧客管理、施行情報、勤怠管理、会館稼働管理、、安置室稼働管理、担当者スケジュール管理・・・と挙げればきりがないのですが、いずれも目的は生産性向上です。
このデジタルツールはほんの10年前の葬儀業界にはまだまだ浸透していなかったものが多いですよね。
今までは紙で管理していたものがデジタルツールに変わっているということも多いのではないでしょうか。
さて、紙⇒デジタルツールで生産性は上がるのでしょうか？
答えはNOです。
紙に書いていたことをデジタルツールで再現しても生産性はもちろん高まりません。
同じこと、例えば発注書の複数記入などをなくせば生産性向上にもなりますが、大した施策ではありません。
問題はデジタルツールの特長を活かしたオペレーションに変更していないから生産性が上がらないのです。
ここで皆さんに冒頭の「業務の棚卸」という点を振り返ってほしいと思います。
このご支援先で行ったことは、今までの業務、事前相談や電話問い合わせから施行やアフターまで、をまず洗い出しました。
例えば、事前相談ヒアリングシートに記入、火葬場の予約や発注書に記入するといった、すごく細かいこともです。
そしてそれぞれどれくらい時間を使っているかを書き出しました。
その後、上記のデジタルツールを使ってどのようにオペレーションを変えていくかということを検討しました。
その結果、今まで1施行1担当で休みが取れなかったのに対して、シフト制を導入して、一連の施行ができるメンバーを優先的にアサインし、忙しいときはご葬家さんと日程調整をして日程を調整したりなど、いままで共有されなかったからできなかったことができるようになりました。
さらに休みの日は顧客管理の情報をもとに誰でも問い合わせを受けれるようにしたため、担当者に個別に連絡がいったり、支払いのために休みの日に出勤することもなくなりました。
また、勤怠管理で残業時間を見える化することによって残業時間の削減にも貢献しています。
もちろん残業時間が減ると社員さんからすれば給与が減るといわれてしまいますので、みなし残業制の導入やベースアップなどで対応しています。
この10年、20年で葬儀社様が使用しているツールは大きく変化しました。
さらに今ではLINEでご葬家さんとやり取りをする葬儀社もあるほどです。
では、その施行オペレーションはいつできたものでしょうか？
20年前ではないでしょうか？
ぜひ最新のデジタルツールに合わせたオペレーションを検討してみることをお勧めします。使い方等のご相談があれば、お気軽にお問い合わせください。
