近年、葬祭業では慢性的な人員不足があるにも関わらず、採用難で中々人が取れないという状況化の中、
業績を維持するために既存社員で施行を執り行えるよう、分業体制の導入を検討されている葬儀社様が増えてきています。
そのような中、今まで一施行一担当制をしてきた葬儀社が急に分業体制を導入しようとしても
「分業をしたいがどうやって進めればいいかわからない」
「分業したが担当間の引継ぎが上手く行かない」
などのお悩みをいただくことが増えてきました。
今回は、そのような会社様向けに分業体制を導入するための正しい作り方についてお伝えいたします。
ずばり、正しいステップは以下の4つです。
①既存業務体制の見直し
②分業体制の設計
③適正な評価制度、賃金体系の策定
④組織強化とした採用、育成、組織管理
ただ単に打ち合わせと施行を分けただけでは、分業体制を導入しても打ち合わせ業務・施行業務の業務負担の量は変わりません。
業務の効率化を求める場合は、大前提既存の業務体制の見直しを行うことがまず先に行うべき点となります。
例えば、
・紙での打ち合わせ・紙の引き継ぎ書・紙の発注書を利用している場合は、デジタル化を図ることで書類作成の手間を減らす体制とする
・社員個々に担当者バックがあり打ち合わせ業務が属人化している場合は打ち合わせ書類やフローを統一する
・設営業務は手が空いている担当者総出で設営を行っているところを、設営業務をマニュアル化し1人でワンオペができるようにする
などです。
これにより、間接業務の削減や業務の標準化、人員制限を行うことでより効率化して業務を行うことができるようになります。
実は分業は業務を分けるだけでは失敗してしまいます。
重要なのは、
「引継ぎのタイミング」だけでなく、
「引き継ぎする情報」
「担当者間の引継ぎの仕方」
「人員割合の適正値」
「1日のスケジュール管理やシフト管理」
などを設計することが重要です。
上記を決めずにただ業務を分けてしまった場合
引継ぎの質が担当者間でバラバラになり葬家からクレームをいただいたしまうリスクや、
スケジュール管理が上手くいかず打合せ担当者が1日1件～2件しか打ち合わせが出来ず生産性が上がらない
といったようなことが発生してしまい、本来求めていた分業の効果が得られない可能性があります。
「分業体制の作り方を知りたい」といった葬儀社様向けに、今回特別なセミナーを開催することとなりました。
当日は下記にについてお伝えいたします。
・分業体制を作る上で注意するポイント
・分業体制を作るうえでの業務の見直し方法
・押さえておくべき引継ぎ情報の中身
・プランナー、ディレクターの評価方法と報酬制度
・組織体制のポイント
たった1回限りの限定開催のため、是非ご参加ください。
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開催日程 2024年9月27日（金）14：30～17：30
開催場所 船井総研グループ 東京本社
サステナグローススクエア TOKYO(八重洲)
〒104-0028 東京都中央区八重洲2-2-1
東京ミッドタウン八重洲 八重洲セントラルタワー35階
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