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コミュニケーションのインフラを整え、情報伝達を円滑にする

【執筆者:

葬儀経営.comをご覧の皆様

いつも本ページをご覧いただきありがとうございます。

船井総研の車です。

 

最近、話題の「働き方改革」ですが、自社内で取り組めていますでしょうか?

詳しい要項などは当コラムでは省きますが、働き方改革の目的を簡単に言うと、

「各人の生産性を高める」

=「時間あたりの付加価値を最大化する」ということをしていかなければならない

ということです。

生産性は付加価値/労働時間で表せます。生産性を高めるためには、同労働時間で付加価値を高めるか同付加価値を提供しながら労働時間を減らすかのどちらかしかありません。今回はその中でも、「労働時間を削る」というところにフォーカスを当て、お伝え致します。

 

「時間を削る」ことにおいて、最も簡単に取り組めることは、

「コミュニケーションの社内インフラを整備すること」です。

下記図を御覧ください。

 

・直接話す or 電話する

葬儀社様においては、直接の会話、電話でのコミュニケーションがほとんどであるというのが実情です。

お客様からの受電、担当者への指示出し、事前相談の指示出し、担当者間での連絡、事務への指示だしなどなど、

葬儀社の業務のほとんどに電話、が絡んできます。

 

しかし、直接話す、もしくは電話する、というコミュニケーションは可能であればできるだけ避けるべきです。

電話の場合、電話をする側、電話を受ける側の双方の時間を同じタイミングで拘束することになり、

どちらか一方の都合が悪い場合に成立しません。

 

また、デメリットが多くあります。

例えば、口頭で情報を伝えると、電話を受ける側の方が電話内容をメモなどし、

記録しなければなりません。

また、手書きメモでの記録となると、メモ自体をどう管理するか?といったことや、

伝達モレということが頻発します。

 

つまり、

「双方の都合が合わなければ実現しないコミュニケーション」

「情報は手書きメモというアナログ媒体で残る」

「言った・言っていない論争やメモ紛失といったことがデメリットが多い」

実は、電話とはハードル・リスクともに高い伝達手段なのです。

 

 

 

・チャットツールなど

次に、チャットツールです。

チャットツールとは、簡単に言ってしまえば、ビジネス版のラインです。

 

皆様も、ラインでコミュニケーションを取る場合、

・閲覧も返信も自由

・相手が読んだか読んでいないかが把握できる

・伝達が記録として残るため、後日見返すこともできる

という特徴があることはわかるかと思います。

チャットツールも同様です。

 

また、グループチャットという形で、

部署ごと、組織ごとにチャットグループを作ることができます。

複数人に同じ情報を伝達する際に非常に便利です。

 

チャットワーク(https://go.chatwork.com/ja/)や、

Slack(https://slack.com/intl/ja-jp/)といった無料のチャットツールがあるので、

ぜひ活用してください。

 

葬儀社様において、チャットツールを使われている会社様がどのように使われているかというと、

・施行とアフターを分業し、情報共有のためにチャットツールを活用

・事前相談の依頼が入った際に、「〇〇会館で14時〜、○○さんが対応」といった情報を共有

・施行依頼が入った際に、各スタッフに指示出し

といった形で活用をされています。

 

 

・メール

最後にメール。

個人間のやり取りが、メール→LINEへ変わってきたように、

ビジネスにおいてもメールでのやり取りというのは減ってきています。

メールで行うべきコミュニケーションは、極端に言うと、

「閲覧が自由な情報共有」であるべきです。

例えば、日々の社内日報をメールで配信する、といった形です。

 

いかがでしょうか。

「自社内のコミュニケーションの殆どが電話」

「情報伝達のモレが頻発する」

「残業時間がなかなか減らない」

という会社様はぜひ、情報伝達手段を見直すことをおすすめします。

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車健太郎

大学卒業後、船井総合研究所に新卒で入社。入社後は不動産業界、リユース業界に従事した後、葬祭業界へ。葬祭業界では、「体験価値の創造」をモットーに自らの足で現場を見ることで答えを導き出すことを信念に、クライアントの業績アップに貢献している。

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